Gestion administrative
externalisée
Avec votre assistante administrative externalisée dans les Yvelines 78 et en Ile de France, bénéficiez d’une force de travail supplémentaire pour gérer votre administratif et l’organisation générale de votre entreprise.
gestion administrative et secrétariat
La gestion administrative est la colonne vertébrale et le pilier de l’efficacité opérationnelle de votre entreprise.
Après un audit de votre gestion administrative, votre assistante administrative externalisée dans le 78 intervient pour réaliser et prendre en charge toutes les opérations qui lui sont déléguées.
Les tâches d’assistanat administratif sont nombreuses et différentes d’une entreprise à une autre. C’est pourquoi nous déterminerons ensemble vos besoins à l’occasion d’une première rencontre. Ainsi nous déterminons ensemble les tâches, la durée et la fréquence de nos interventions.
Polyvalente, dotée d’une grande capacité d’adaptation, d’un sens du services et des priorités, autonome et diplomate votre assistante freelance sera le véritable maillon central dans la gestion quotidienne de votre entreprise qui viendra vous simplifier votre vie de dirigeant en prenant en charge les différentes tâches administratives et organisationnelles de votre entreprise qui pourraient vous submerger et vous empêcher de vous concentrer sur votre cœur de métier et de développer votre business.
Gestion des courriers et documents, classement et archivage, rédaction
Votre assistante externalisée dans les Yvelines organise vos documents administratifs : tri des courriers, organisation méthodique des documents et archivage pour vous assurer la sécurité de sauvegarde et une meilleure accessibilité des informations.
Votre secrétaire administrative rédige vos courriers, correspondance, complétion de documents administratifs et gère la relation avec les différents organismes.
Avec notre secrétariat externalisé, vous bénéficiez d’une gestion administrative efficace et bien structurée, vous permettant de consacrer davantage de temps à des activités stratégiques et à la croissance de votre entreprise.
Facturation & devis
- établissement et enregistrement des factures de ventes
- transmission des factures par mail ou courrier
- suivi des factures clients
- enregistrement des règlements clients
- traitement des factures impayées
- classement et archivage des factures
Haylo Services peut également réaliser vos devis et gérer leur envoi.
Coordination avec l’expert-comptable
Votre assistante de gestion fait le lien avec votre expert comptable et suit de près votre trésorerie et votre prévisionnel :
- Mise en place ou complétion d’un tableau de bord pour le suivi de la trésorerie et du prévisionnel
- Pointage des relevés bancaires
- Transmission des documents au cabinet d’expertise comptable
- Réalisation des notes de frais et envoi au cabinet comptable
Suivi des règlements et relances, recouvrement des créances
HayLo Services assure un suivi rigoureux des paiements, en envoyant des relances ponctuelles et en gérant efficacement les échéances.
En cas de factures impayées votre assistante indépendante peut réaliser des actions amibales de recouvrement des créances.
Confier ces tâches au suivi rigoureux garantit une gestion financière proactive, libérant votre équipe interne pour se concentrer sur d’autres aspects essentiels de votre activité.
Gestion des agendas & planning des équipes
HayLo Services s’occupe de la gestion de vos agendas, du planning des équipes, d’équilibrer la charge de travail de vos équipes afin d’optimiser votre ogranisation et d’avoir une visibilité optimale de votre activité.
Gestion des emails
HayLo Services prend en charge la gestion, le tri et la réponse aux e-mails, la gestion des plannings et la coordination des rendez-vous. Elle peut également filtrer les messages prioritaires, réduisant ainsi votre charge mentale liée à la gestion quotidienne de la correspondance électronique. En externalisant cette tâche, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur des aspects plus stratégiques de votre entreprise, tout en assurant une communication efficace et réactive.
Secrétariat téléphonique et/ou accueil du public
Les premiers échanges et les premières impressions de vos clients passent par la gestion des appels et l’accueil du public. C’est le point de départ d’une collaboration réussie.
HayLo Services prend en charge votre secrétariat téléphonique. Votre assistante indépendante peut également réaliser des mission d’accueil sur site en remplacement de votre hôtesse d’accueil, pour un événement ou pour quelques heures par semaine dans un rayon de 40km autour de Poissy dans les Yvelines.
Gestion organisationnelle de votre entreprise
L’objectif de votre office manager indépendant est de s’assurer que votre entreprise dispose de façon continue d’une organisation capable de servir ses objectifs, et en amélioration constante. Un bon niveau de gestion organisationnelle est nécessaire pour assurer la compétitivité de votre entreprise.
Coordination avec les différents services
Véritable point de central de votre entreprise, HayLo Services vous propose une office manager qui sera en charge de communiquer efficacement avec les différents services de votre entité afin de faciliter la coordination de vos équipes.
Gestion de la vie de bureau, commande fournitures, gestion de la flotte de véhicules
HayLo Services vous permet de vous libérer de toute la gestion quotidienne de la vie bureau. Vous pourrez lui confier les commandes de consommables et la gestion de votre flotte de véhicules.
Vérification et gestion des obligations légales
Vous pourrez confier à votre assistante HayLo Services la vérification et la mise à jour de vos documents uniques et obligatoires.
Organisation des déplacements
Votre assistante indépendante externalisée prendra en charge l’organisation et la planification de vos déplacements. Réservation de train ou avion, d’hôtel et location de voiture.
Assistance RH
Votre assistante HayLo Services
Elle réalise le suivi administratif de la gestion du personnel, établit les déclarations auprès des organismes sociaux, les éléments variables de paie, les contrats de travail, et joue un rôle de jonction entre le dirigeant et les employés de l’entreprise.
Office Manager
Au cœur de la dynamique quotidienne de votre entreprise, l’office manager représente le pivot central assurant la coordination harmonieuse des divers services. Doté d’une polyvalence comparable à celle d’un couteau suisse, il est prêt à apporter son soutien dans une variété de missions.
Une prestation
Sur mesure et sans engagement
A l’heure
Vous pouvez augmenter ou diminuer le nombre d’heures de votre prestation en fonction de votre charge administrative et de vos besoins
Au forfait
Établissement d’un forfait étudié en fonction de vos besoins et de la récurrence de la mission.
Prestation régulière ou ponctuelle
Mission ponctuelle ou récurrente, à la demande (plusieurs heures ou journées complètes, par semaine ou par mois…)
Pourquoi externaliser
Sa gestion administrative ?
Vous cherchez des moyens d’améliorer votre efficacité et de vous concentrer sur votre cœur de métier. L’externalisation de la gestion administrative est la solution pour répondre à ces besoins. En confiant vos tâches administratives aux assistantes spécialisées d’HayLo Services, vous bénéficiez d’une gamme d’avantages, tels que la réduction des coûts, l’accès à des compétences et à une expertise spécifiques, et une meilleure concentration sur vos activités principales. Votre entreprise demeure performante, flexible et réactive.
Gagner du temps
Vous concentrer sur vos activités à forte valeur ajoutée
Être plus performant, éviter les erreurs et oublis
Nous vous accompagnons dans la gestion globale de votre entreprise
Gestion
Commerciale
Vous souhaitez développer votre business, conquérir un nouveau secteur, gagner des parts de marché et décrocher des nouveaux contrats : externalisez votre gestion commerciale auprès d’une professionnelle !
Gestion
Ressources humaines
La gestion des ressources humaines est une fonction clé au cœur de votre entreprise. Elle est constituée par l’ensemble des pratiques mises en œuvre pour administrer, mobiliser et développer les ressources humaines impliquées dans le développement de votre entreprise.
Prospection
Commerciale
Prospecter est un art, l’art de trouver les bons prospects au bon moment et nouer une relation sur la base d’un besoin identifié afin d’engranger une relation pérenne et fructueuse. HayLo Services dispose d’une grande expérience en prospection téléphonique auprès des cibles professionnelles (BtoB) & des CSE (Comités d’entreprise)
Échangeons
Sur vos besoins
Vous avez des questions, des idées, des projets ?
Contactez-nous, nous serons ravies de pouvoir échanger sur vos attentes et vos besoins.
Lieu
En distanciel ou sur site dans les Yvelines et le Val d’Oise
Fréquence
Mission ponctuelle ou récurrente, à la demande (plusieurs heures ou journées complètes, par semaine ou par mois…)
Durée
Sur mesure & à la carte en fonction de vos besoins
Tarif
Tarification à l’heure ou à la journée, facturation transparente à la fin de la mission